KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

DEFINISI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare  atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau  kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Komunikasi dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Berikut ini adalah Definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:

1. Everett M. Rogers, Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.) (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 62, Dedy Mulyana)
2. Rogers & D. Lawrence Kincaid, 1981, Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
3. Shannon & Weaver, 1949, Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
4. David K. Berlo, 1965 Ilmu pengantar komunikasi Komunikasi sebagai instrumen dari interaksi sosial berguna untuk mengetahui dan memprediksi setiap orang lain, juga untuk mengetahui keberadaan diri sendiri dalam memciptakan keseimbangan dengan masyarakat. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 3, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
5. Harorl D. Lasswell, 1960. Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?) (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 19, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.) (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 69, Dedy Mulyana)
6. Steven, Komunikasi Juga dapat terjadi kapan saja suatu organisme memberi reaksi terhadap suatu objek atau stimuli. Apakah itu berasal dari seseorang atau lingkungan sekitarnya. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 19, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
7. Raymond S. Ross, Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator. (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 62, Dedy Mulyana)

Pentingnya Komunikasi Dalam Organisasi :

a.  Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar

b.  Komunikasi menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.

c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatan motivasi untuk melibatkan kinerja yang baik, dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.

d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam organisasi dan di luar organisasi.

e. Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.

f. Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas.

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

    Komunikasi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam bentuk-bentuk sebagai berikut.

a.   Komunikasi Lisan dan Tertulis

Jenis komunikasi ini paling banyak dipraktekkan sehari-hari khususnya dalam komunikasi antar pribadi. Pemilihan betuk komunikasi lisan atau tertulis dipengaruhi oleh faktor-faktor waktu, kecepatan, biaya, perferensi pribadi, keterampilan individu dalam berkomunikasi, fasilitas yang tersedia untuk berkomunikasi. Komunikasi lisan atau tertulis memiliki keuntungan dan kerugian, seperti kalau tertulis keuntungannya pesan dapat disimpan, tetapi kerugiannya memakan waktu jika dibandingkan dengan komunikasi lisan. 

b.  Komunikasi Verbal dan Non Verbal

Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau tertulis. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan lain-lain. Alasan penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan dengan masalah waktu dan situasi saat komunikasi terjadi.

Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata adalah karena kita mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit sedagkan jumlah kata-kata yag digunakan terbatas.

Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan atau gambar. Sedangkan dalam komunikasi non verbal, bagian terpenting adalah menyangkut penggunaan bahasa tubuh (body language), yang artinya orang-orag mengkomunikasikan arti kepada orang lain dengan tubuh mereka dalam interaksi antar pribadi. Bahasa tubuh merupakan pelengkap yang penting bagi komunikasi non verbal disemua belahan dunia umumnya. Komunikasi non verbal ini memiliki fungsi tertentu dalam proses komunikasi verbal. Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah ; 

1.  Sebagai pengulangan 

2.  Pelengkap 

3.  Pengganti

4.  Memberi penekanan

5.  Memperdayakan 

  KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Ada tiga hal penting dalam mempelajari komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi :

a.  Informasi yang menjadi sumber komunikasi

b.  Bagaimana proses komunikasi tersebut

c.  Komunikasi antar orang dalam organisasi

Jika ketiga hal tersebut tidak banyak mengalami hambatan maka komunikasi dalam organisasi akan berjalan lebih berhasil sehingga pelaksanaan pencapaian tujuan menjadi lebih baik.

Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi ke bawah dalam suatu organisasi berarti ia mengalir dari wewenang yang lebih tinggi ke wewenang yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum adalah instruksi, memo resmi, pernyataan tentang kebijakan perusahaan, prosedur, pedoman kerja, dan pengumuman perusahaan.

    Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :

1.  Memberi pengarahan atau instruksi kerja

2.  Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan

3.  Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasional

4.  Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan

5.  Meyajikan informasi mengenai aspek idiologi yang dapat membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. 

Namun di satu sisi, komunikasi ke bawah juga mengandung kelemahan, yaitu kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan artinya, informasi yang diterima bawahan tidak seperti aslinya. Davis memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut :

1. Pimpinan hendaklah sangggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya

2.  Pimipinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.

3. Pimpinan mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya. 

4.  Berusaha membentuk kepercayaan diantara pengirim dan penerima pesan.

  Komunikasi ke Atas

    Kebutuhan akan komunikasi ke bawah sama banyaknya dengan jumlah komunikasi ke atas. Alat komunikasi ke atas yang sering digunakan secara luas terdiri dari kotak saran, rapat kelompok, laporan kepada penyelia, dan prosedur permohonan atau keluhan. Bentuk komunikasi ini biasanya tersendat-sendat dan tersaring. Setiap jenjang pimpinan enggan meneruskan masalah ke atas karea hal itu dapat dipadang sebagai pengakun kegagalan. Para pegawai biasanya cenderung hanya memberitahu atasan tentang hal-hal yang menurut mereka ingin didengar atasan. Jadi, setiap bawahan memiliki alasa untuk memilih, menafsirkan dan berbagai tindakan penyaringan informasi lainnya.

  Komunikasi Horisontal

    Tersedianya arus komunikasi horisontal sering kali dilupakan dalam sebuah desian organisasi. Komunikasi horisontal sangat penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian. Komunikasi dari teman sejawat ke teman sejawat sering kali diperlukan untuk mengadakan koordinasi dan dapat juga memberikan kepuasan terhadap kebutuhan sosial.

  Komuniksasi Diagonal

    Jenis komunikasi ini jarang sekali dipergunakan, namun komunikasi diagonal adalah penting dalam penting dalam keadaan dimana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif lewat jalur lain. Sebagian mungkin melibatkan tenaga penjualan yang mengirim laporan khusus langsung kepada pengawas keuanganan, dan tidak melewati jalur tradisional dalam departemen pemasaran. 

Sumber : Pace, Wayne R., KOMUNIKASI ORGANISASI, Bandung : Remaja Rosdakarya Offset, 2001.