DEFINISI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Komunikasi dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Berikut ini adalah Definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:
1. Everett M. Rogers, Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.) (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 62, Dedy Mulyana)
2. Rogers & D. Lawrence Kincaid, 1981, Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
3. Shannon & Weaver, 1949, Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
4. David K. Berlo, 1965 Ilmu pengantar komunikasi Komunikasi sebagai instrumen dari interaksi sosial berguna untuk mengetahui dan memprediksi setiap orang lain, juga untuk mengetahui keberadaan diri sendiri dalam memciptakan keseimbangan dengan masyarakat. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 3, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
5. Harorl D. Lasswell, 1960. Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?) (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 19, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.) (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 69, Dedy Mulyana)
6. Steven, Komunikasi Juga dapat terjadi kapan saja suatu organisme memberi reaksi terhadap suatu objek atau stimuli. Apakah itu berasal dari seseorang atau lingkungan sekitarnya. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 19, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
7. Raymond S. Ross, Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator. (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 62, Dedy Mulyana)
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Komunikasi dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Berikut ini adalah Definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:
1. Everett M. Rogers, Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.) (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 62, Dedy Mulyana)
2. Rogers & D. Lawrence Kincaid, 1981, Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
3. Shannon & Weaver, 1949, Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 20, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
4. David K. Berlo, 1965 Ilmu pengantar komunikasi Komunikasi sebagai instrumen dari interaksi sosial berguna untuk mengetahui dan memprediksi setiap orang lain, juga untuk mengetahui keberadaan diri sendiri dalam memciptakan keseimbangan dengan masyarakat. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 3, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
5. Harorl D. Lasswell, 1960. Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?) (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 19, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.) (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 69, Dedy Mulyana)
6. Steven, Komunikasi Juga dapat terjadi kapan saja suatu organisme memberi reaksi terhadap suatu objek atau stimuli. Apakah itu berasal dari seseorang atau lingkungan sekitarnya. (pengantar Ilmu komunikasi, 1998, hal 19, Prof. Dr. Hafied Cangara, M. Sc.)
7. Raymond S. Ross, Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator. (Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar , 2005, hal 62, Dedy Mulyana)
Pentingnya Komunikasi Dalam Organisasi :
a. Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih
besar
b. Komunikasi menempatkan orang-orang pada tempat
yang seharusnya.
c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat
dalam organisasi dan meningkatan motivasi untuk melibatkan kinerja yang baik,
dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.
d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian
yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam organisasi dan
di luar organisasi.
e. Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti
perlunya perubahan.
f. Komunikasi meminimalkan
permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi
dan loyalitas.
BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI
Komunikasi pada dasarnya dapat
dikelompokkan dalam bentuk-bentuk sebagai berikut.
a. Komunikasi Lisan dan Tertulis
Jenis komunikasi ini paling banyak dipraktekkan sehari-hari khususnya
dalam komunikasi antar pribadi. Pemilihan betuk komunikasi lisan atau tertulis
dipengaruhi oleh faktor-faktor waktu, kecepatan, biaya, perferensi pribadi,
keterampilan individu dalam berkomunikasi, fasilitas yang tersedia untuk
berkomunikasi. Komunikasi lisan atau tertulis memiliki keuntungan dan kerugian,
seperti kalau tertulis keuntungannya pesan dapat disimpan, tetapi kerugiannya
memakan waktu jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.
b. Komunikasi Verbal dan Non Verbal
Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau
tertulis. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan
atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan lain-lain. Alasan
penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan dengan masalah waktu dan
situasi saat komunikasi terjadi.
Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata
adalah karena kita mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit sedagkan
jumlah kata-kata yag digunakan terbatas.
Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan
atau gambar. Sedangkan dalam komunikasi non verbal, bagian terpenting adalah
menyangkut penggunaan bahasa tubuh (body language), yang artinya orang-orag
mengkomunikasikan arti kepada orang lain dengan tubuh mereka dalam interaksi
antar pribadi. Bahasa tubuh merupakan pelengkap yang penting bagi komunikasi
non verbal disemua belahan dunia umumnya. Komunikasi non verbal ini memiliki
fungsi tertentu dalam proses komunikasi verbal. Fungsi utama dari komunikasi
non verbal adalah ;
1. Sebagai pengulangan
2. Pelengkap
3. Pengganti
4. Memberi penekanan
5. Memperdayakan
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Ada tiga hal
penting dalam mempelajari komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi :
a. Informasi yang menjadi sumber komunikasi
b. Bagaimana proses komunikasi tersebut
c. Komunikasi antar orang dalam organisasi
Jika ketiga hal
tersebut tidak banyak mengalami hambatan maka komunikasi dalam organisasi akan
berjalan lebih berhasil sehingga pelaksanaan pencapaian tujuan menjadi lebih
baik.
Komunikasi Ke
Bawah
Komunikasi ke
bawah dalam suatu organisasi berarti ia mengalir dari wewenang yang lebih
tinggi ke wewenang yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum adalah instruksi,
memo resmi, pernyataan tentang kebijakan perusahaan, prosedur, pedoman kerja,
dan pengumuman perusahaan.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah
mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :
1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja
2. Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus
dilaksanakan
3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktek
organisasional
4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada
para karyawan
5. Meyajikan informasi mengenai aspek idiologi yang
dapat membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Namun di satu
sisi, komunikasi ke bawah juga mengandung kelemahan, yaitu kemungkinan
terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada
para bawahan artinya, informasi yang diterima bawahan tidak seperti aslinya.
Davis memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut :
1. Pimpinan hendaklah sangggup memberikan informasi
kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai
informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji
akan mencarikannya
2. Pimipinan hendaklah membagi informasi yang
dibutuhkan oleh karyawan.
3. Pimpinan mengembangkan suatu perencanaan
komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat
diharapkannya.
4. Berusaha membentuk kepercayaan diantara pengirim
dan penerima pesan.
Komunikasi ke Atas
Kebutuhan akan komunikasi ke bawah sama
banyaknya dengan jumlah komunikasi ke atas. Alat komunikasi ke atas yang sering
digunakan secara luas terdiri dari kotak saran, rapat kelompok, laporan kepada
penyelia, dan prosedur permohonan atau keluhan. Bentuk komunikasi ini biasanya
tersendat-sendat dan tersaring. Setiap jenjang pimpinan enggan meneruskan
masalah ke atas karea hal itu dapat dipadang sebagai pengakun kegagalan. Para
pegawai biasanya cenderung hanya memberitahu atasan tentang hal-hal yang
menurut mereka ingin didengar atasan. Jadi, setiap bawahan memiliki alasa untuk
memilih, menafsirkan dan berbagai tindakan penyaringan informasi lainnya.
Komunikasi Horisontal
Tersedianya arus komunikasi horisontal
sering kali dilupakan dalam sebuah desian organisasi. Komunikasi horisontal
sangat penting bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi
keorganisasian. Komunikasi dari teman sejawat ke teman sejawat sering kali
diperlukan untuk mengadakan koordinasi dan dapat juga memberikan kepuasan
terhadap kebutuhan sosial.
Komuniksasi Diagonal
Jenis komunikasi ini jarang sekali
dipergunakan, namun komunikasi diagonal adalah penting dalam penting dalam keadaan
dimana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif lewat jalur lain.
Sebagian mungkin melibatkan tenaga penjualan yang mengirim laporan khusus
langsung kepada pengawas keuanganan, dan tidak melewati jalur tradisional dalam
departemen pemasaran.
Sumber : Pace, Wayne R., KOMUNIKASI ORGANISASI, Bandung : Remaja Rosdakarya Offset, 2001.